Pirms biroja iekārtošanas ir svarīgi izstaigāt nodaļas un katrai apakšnodaļai izvēlēties tās darba specifikai visatbilstošākās biroja mēbeles. Pamata aspekti, kurus novērtē OFFI speciālisti, piemeklējot biroja mēbeles konkrētai organizācijai un atsevišķām tās nodaļām ir šādi:
• darba veids (vadošs, radošs, tehnisks);
• darbavietā pavadītais laiks (piem., ražošanas darbinieki pavada mazāk laika savā darbavietā, salīdzinot ar reklāmas speciālistiem);
• darba organizācijas veids (horizontālā organizācijas struktūra pieprasa ievērojami mazāk starpsienu, sienu, durvju nekā hierarhiskā vadība);
• nepieciešamība krāt datus (šajā ziņā izceļas juristi un finansisti);
• organizācijas attīstības iespējas.
Vai OFFI ir gatavs ikvienu piedāvāto risinājumu pamatot finansiāli?
Patiešām, Lietuvas biroja mēbeļu tirgū līdz šim pietrūkst finansiālā biroja iekārošanas pamatojuma OFFI ir gatavs: finansiāli pamatot ikvienas darbavietas iekārtošanu, novērtēt nolietojumu, noskaidrot izpirkuma nomas iespējas.
Kāpēc OFFI tik lielu uzmanību pievērš biroja zonējumam?
Birojs bez zonām – nav īsts birojs. Ir jāsaprot, ka darba zonas un reprezentatīvās zonas (pieņemšanas telpas, konferenču zāles, vadītāja kabinets) atšķiras, tāpēc tām ir jāizvirza dažādas prasības un jāpiešķir dažādi finanšu resursi. Tāpēc OFFI īpaši lielu uzmanību veltīs biroja zonējuma filosofijas piemērošanai praksē.
Reprezentatīvā zona kļūst par biroja vizītkarti organizācijas klientiem, partneriem, viesiem. Šī zona visspilgtāk atklāj organizācijas filosofiju, darba kultūru, pozīcijas tirgū un mērķus. Reprezentatīvajai zonai ieteicams veltīt vairāk investīciju.
Darba zona ir paredzēta gan individuālajam, gan komandas darbam, te ir svarīga funkcionalitāte un racionalitāte. Svarīgākais šīs zonas mērķis – apvienot individuālo darbinieka komfortu darbavietā ar organizācijas iespējām un mērķiem. Darba zonas ierīkošanu ir īpaši svarīgi ekonomiski pamatot.
Kas ir „OFFI”?
OFFI - tas ir angļu valodas vārdu „Office", „Furniture", „Interior" (latv. - birojs, mēbeles, interjers) apvienojums.
Biroja filosofija
Birojā paiet īpaši liela dzīves daļa, tāpēc biroja videi ir jāveicina motivācija sasniegt rezultātus, jābūt fiziski ērtai un funkcionālai. Šos mērķus īstenot palīdz biroja filosofija, kas sevī ietver biroja zonējumu, darbavietu ierīkošanu un biroja pielāgošanu organizācijas kultūrai.
Zonējuma filosofija
Biroja zonējums, tas ir atsevišķu darba zonu kopums un pareiza to savstarpējā mijiedarbība. Tieši pareizs zonējums nodrošina produktīvu visa biroja darbu. Balstoties uz mūsdienu biroja zonējuma filosofiju, eksperti iesniedz organizācijai un tās darbiniekiem ekonomiski izdevīgāko un vērtīgāko biroja plānu, kā arī biroja mēbeļu komplektu.
Zona
Tas ir darbavietu kopums, kas atšķiras ar noteiktu specifisku funkciju. Birojs tiek iedalīts četrās pamata zonās: reprezentatīvā, darba, atpūtas un tehniskā.
Vieta
Tā ir konkrētām vajadzībām pielāgota zonas daļa. Vietas tiek iedalītas: darba, formālās komunikācijas un neformālās komunikācijas.
Formālās komunikācijas vieta
Tās ir konferenču zāles, tikšanās istabas. Svarīgākās prasības formālās komunikācijas vietām ir eprezentativitāte, kā arī funkcionalitāte gan cilvēku, gan izmantotās tehnikas ziņā. Parasti tās tiek ierīkotas, ņemot vērā rīkoto tikšanos biežumu un dalībnieku skaitu.
Neformālās komunikācijas vieta
Tā visbiežāk ir atpūtas zona, apakšnodaļas/ nodaļas vadītāja darbavieta. Svarīgākās prasības šīm zonām ir ērtums un mājīgums. Bieži tiek izmantotas mīkstās mēbeles, zemi galdiņi, citas mājīgumu radošas interjera detaļas.
